Constitution

LE CLUB DE BASE-BALL PIERREFONDS INC.
PIERREFONDS BASEBALL CLUB INC.
C O N S T I T U T I O N
ARTICLE 1 – NOM
Le nom de la Corporation est « Le Club de base-ball Pierrefonds inc. / Pierrefonds Baseball Club Inc. ».
ARTICLE 2 – SIÈGE SOCIAL
Le siège social et le bureau central de la Corporation seront situés à Pierrefonds sur l’Île de Montréal, province de
Québec, à une adresse civique qui sera déterminée à intervalles, par résolution du Conseil d’administration.
ARTICLE 3 – JURIDICTION
Toutes personnes ou groupes affiliés à la Corporation sont sujets aux règlements de la Corporation. Tous les
actifs acquis par ou au nom de la Corporation seront la propriété de la Corporation.
La Corporation peut s’affilier à toute autre organisation qui peut l’aider à atteindre des buts communs.
ARTICLE 4 – DISSOLUTION
A la dissolution de la Corporation, et après que tous comptes du Club de baseball Pierrefonds inc. aient été
acquittés, tous les biens en espèces et en nature seront versés à la Ville de Pierrefonds pour en faire comme bon
lui semblera.
ARTICLE 5 – LIMITES TERRITORIALES
Cette juridiction inclura les municipalités de Pierrefonds, Île Bizard, Roxboro et Ste-Geneviève.
ARTICLE 6 – OBJECTIF DE LA CORPORATION
L’objectif de la Corporation sera de promouvoir et d’organiser le baseball mineur et des loisirs pour ses membres
et ceux de la communauté, sans distinction de sexe, race, couleur ou croyance. Il s’agit d’un organisme à but
non-lucratif.
ARTICLE 7 – AFFILIATION (MEMBERSHIP)
Les membres ne seront pas personnellement responsables de quelqu’incident survenant au cours de leur
bénévolat au nom de la Corporation.
7.1 – Membre régulier
Un membre régulier de l’Association sera un parent ou gardien légal d’un joueur de baseball dûment inscrit pour
la saison en cours résidant à l’intérieur des limites territoriales telles que décrites à l’Article 4. Les non-résidants
de ces endroits seront les bienvenus à participer; toutefois, ils n’auront pas le droit de vote, exception faite pour
les membres du Conseil d’administration, Coordonnateurs, Entraîneurs enregistrés, Entraîneurs-adjoints et
Gérants.
7.2 – Administrateur
Les individus élus dans les postes suivants seront considérés membres administrateurs, dorénavant nommés
administrateurs:
– Président
– Directeur des finances
– Vice-président opérations (Loisir)
– Vice-président opérations (Inter-Cité)
– Vice-président administration
– Directeur des biens
– Secrétaire
7.3 – Membre du comité
Les individus non élus dans les postes suivants seront considérés membres du comité:
– Président-sortant immédiat
– Préposé aux inscriptions
– Arbitre-en-chef
– Préposé de l’horaire
– Représentant du Service récréatif de la Ville de Pierrefonds (consultant – sans privilège de vote)
D’autres positions peuvent être créées avec l’approbation de la majorité des membres administrateurs et du
comité.
7.4 – Membre associé du comité (sans le droit de vote aux assemblées régulières)
Les individus nommés aux postes de coordonnateur, gérant, entraîneur et gérant d’équipement seront considérés
comme membres associés du comité.
ARTICLE 8 – ASSEMBLÉES
Une assemblée générale annuelle doit être tenue à chaque année, telle que prévue dans les Règlements.
Des assemblées régulières doivent être tenues telles que prévues dans les Règlements.
ARTICLE 9 – AMENDEMENTS
Cette constitution peut seulement être amendée à l’Assemblée générale annuelle par un vote majoritaire des
membres administrateurs et des membres du comité présents. Des amendements à cette constitution peuvent
être proposés par un administrateur, un membre du comité ou un membre associé du comité qui soumettra sa
proposition, par écrit, au secrétaire au plus tard un (1) mois avant l’Assemblée générale annuelle. Le secrétaire
devra poster à tous les administrateurs et à tous les membres du comité une liste de toutes les propositions
soumises incluant le nom du proposeur ainsi que la date de la proposition, et ceci en dedans de deux (2)
semaines avant la date de l’Assemblée générale annuelle.
LE CLUB DE BASE-BALL PIERREFONDS INC.
PIERREFONDS BASEBALL CLUB INC.
R È G L E M E N T S
Tous les règlements adoptés ne viendront pas à l’encontre de cette constitution. De tels règlements peuvent être
amendés tel que prévu.
ARTICLE 1 ÉLECTIONS
1.1 Processus de nomination
1.2 Processus électoral
ARTICLE 2 DURÉE DU MANDAT
ARTICLE 3 ASSEMBLÉES
3.1 Assemblée générale annuelle
3.2 Assemblées régulières
3.3 Assemblées spéciales
3.4 Quorum
3.5 Processus de Vote
3.6 Participation
3.7 Marches à suivre
ARTICLE 4 CATÉGORIES D’ÂGE
ARTICLE 5 COMITÉS
5.1 Comité de discipline
ARTICLE 6 FINANCES
6.1 Année fiscale
6.2 Dépôts
6.3 Signataires
6.4 Budget
6.5 Emblème et normes de la Corporation
6.6 Patronage
6.7 Levée de fonds
ARTICLE 7 RESPONSABILITÉS DES ADMINISTRATEURS ET DES MEMBRES DU COMITÉ
7.1 Président
7.2 Directeur des finances
7.3 Vice-président des opérations (Loisirs)
7.4 Vice-président des opérations (Inter-cité)
7.5 Vice-président de l’administration
7.6 Directeur des biens
7.7 Secrétaire
7.8 Président-sortant immédiat
7.9 Préposé aux inscriptions
7.10 Arbitre-en-chef
7.11 Préposé à l’horaire
7.12 Coordonnateurs
ARTICLE 8 ÉVÉNEMENTS
8.1 Tournois et parties d’exhibition
8.2 Soirée mérite annuelle
8.3 Reconnaissance des coordonnateurs, gérants et entraîneurs
ARTICLE 9 ASSURANCE
ARTICLE 10 AMENDEMENTS
ARTICLE 1 – ÉLECTIONS
Le Président devra, à l’assemblée générale,nommer un président d’élections responsable d’exécuter ce qui suit:
1.1 – Processus de nomination
Des adultes, membres en règle, résidant dans les limites territoriales seront approchés pour combler les postes
vacants.
Les nominations ne sont pas requises pour les administrateurs actuels.
Afin d’éviter tout conflit d’intérêt, il ne sera permis à aucun fournisseur ou fournisseur potentiel d’équipement,
d’uniformes ou d’approvisionnements divers, de détenir un poste au sein du Comité.
Les candidats au poste de Président devront avoir été impliqués pour au moins deux (2) années avec cette
organisation à titre d’administrateur, membre du comité, membre associé, entraîneur, entraîneur-adjoint, gérant
ou coordonnateur.
Une liste des postes vacants doit être affiché sur notre site web.
Toute nomination devra être soumise par écrit et reçue au plus tard (2) semaines à compter de la date fixée pour
l’AGA au département des sports et des loisirs de Pierrefonds/Roxboro.
La liste des candidats à chacun des postes vacants sera postée à tous les membres du comité, aux candidats et
aux coordonnateurs, gérants et entraîneurs de l’année en cours.
1.2 – Processus électoral
Les élections auront lieu lors de l’Assemblée générale annuelle.
Les nominations pour chaque poste seront listées sur un bulletin de vote et ensuite mises au vote.
Les membres du Conseil d’administration, les membres du comité exécutif, les membres associés du comité et
les membres réguliers présents à l’assemblée auront le droit de vote.
ARTICLE 2 – DURÉE DU MANDAT
La durée du mandat de chacun des administrateurs et des membres du comité sera comme suit à partir de 2016
à compter du 1er décembre.
Président: (1) ans en 2016, après (2) ans -2017/2018.
V.P. Administration: (2) ans
V.P. Récréation: (2) ans
V.P. Inter-cité: (1) ans
Trésorier: (2) ans
Secrétaire: (1) ans
Tous les membres du conseil (1) ans
Tout poste vacant au sein Conseil d’administration durant un mandat sera comblé par les autres administrateurs.
Les membres du comité doivent, lors d’une retraite prématurée ou de la terminaison d’un mandat, remettre à
l’Association tous les dossiers relatifs à leur poste.
Tout membre du comité qui est absent de trois ( 3) assemblées régulières consécutives, sans raison valable, sera
déchargé de ses obligations et le poste sera comblé par les membres du Conseil d’administration et du comité.
ARTICLE 3 – ASSEMBLÉES
3.1 – Assemblée générale annuelle
L’Assemblée générale annuelle aura lieu au cours du mois d’octobre ou du mois de novembre, selon
l’accessibilité d’une salle de réunion dans l’arrondissement, lors de laquelle aura lieu l’élection des
administrateurs.
L’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle sera:
a) vérification du quorum;
b) lecture du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle;
c) discussion du procès-verbal;
d) discours du président;
e) rapport de chacun des administrateurs;
f) varia;
g) élection des administrateurs.
3.2 – Assemblées régulières
Une assemblée régulière aura lieu lorsque jugé nécessaire. Toutefois, il doit y avoir un minimum de une (1)
réunion à tous les mois.
3.3 – Assemblées spéciales
Le président peut convoquer une assemblée spéciale s’il le juge nécessaire ou sur réception d’une demande en
bonne forme de deux (2) membres du Comité exécutif.
3.4 – Quorum
a) Un quorum sera formé par une majorité des membres du Conseil d’administration et du comité exécutif
lors de l’Assemblée générale annuelle.
b) Un quorum sera formé par une majorité des membres administrateurs lors d’assemblées régulières et
spéciales.
3.5 – Vote
Toutes les affaires seront transigées par vote à main levée, à moins que deux (2) membres demandent un scrutin
secret. Une majorité sera cinquante pourcent (50%) plus un (1) vote.
3.6 – Participation
Toutes les assemblées régulières et spéciales seront ouvertes à tous les membres associés du comité et à un
invité, sur une base de non-participation. La participation sera seulement sur invitation d’un administrateur.
3.7 – Procédures
La marche à suivre pour toutes les assemblées est comme suit:
a) toute motion proposée et secondée sera considérée;
b) toute motion proposée et secondée sera adoptée par l’excédent des votes en faveur;
c) tant qu’un vote n’a pas été pris sur une motion, aucune autre motion ne sera considérée et aucun
autre sujet ne pourra être discuté;
d) toute discussion cessera quand un vote sera demandé par le président;
e) une motion déclarée rejetée ne pourra être rapportée de nouveau à la même assemblée mais
pourra l’être à une assemblée ultérieure;
f) si plusieurs membres demandent la parole en même temps, le président décide la priorité.
ARTICLE 4 – CATÉGORIES D’ÂGE
L’âge déterminera la catégorie selon ce qui suit:
NOVICE 7 et moins
ATOME 8 – 9
MOUSTIQUE 10 – 11
PEEWEE 12 – 13
BANTAM 14 – 15
MIDGET 16 – 17
Ces âges doivent être atteint durant l’année en cours.
ARTICLE 5 – COMITÉS
Le président peut, sujet à l’approbation des administrateurs, nommer tout comité qu’il juge nécessaire à
l’administration interne des affaires de l’Association.
Un administrateur peut être nommé pour sièger à chacun des comités.
5.1 – Comité de discipline
Ce comité est responsable de la supervision de tous les cas de discipline à même l’association. Le comité sera
formé des membres suivants:
– président ou son délégué;
– deux (2) autres membres du Comité exécutif nommés par les administrateurs et les membres du
Comité exécutif.
ARTICLE 6 – FINANCES
6.1 – Exercice financier
L’année fiscale sera du 1er novembre au 31 octobre.
6.2 – Dépôts
Le directeur des finances déposera tous les fonds dans une maison bancaire choisie par le Conseil
d’administration.
6.3 – Signataires
Tous les chèques doivent être signés par le directeur des finances conjointement avec un (1) de deux (2) autres
membres du comité.
6.4 – Budget
Le président et/ou le directeur des finances prépareront ou verront à la préparation d’un bilan financier estimant
les revenus et dépenses pour l’année en cours. Suite à l’approbation des montants par le comité, les dépenses
ne seront pas excédées à moins d’avoir été préalablement approuvées par le comité. Ce bilan financier détaillera
les revenus et les dépenses et sera utilisé pour déterminer les frais d’inscription. Il y aura des frais additionnels
pour les joueurs du programme inter-cité.
6.5 – Emblème et normes de la Corporation
Le comité défend de fournir des vestons, de l’équipement ou des prix aux équipes, participants ou entraîneurs
autres que ceux dont l’emblème et les normes sont sanctionnés et approuvés par la Corporation.
6.6 – Patronage
Toute organisation, maison d’affaires ou individu désireux de commanditer une équipe doit soumettre son offre au
comité pour fin d’approbation.
6.7 – Levée de fonds
Toute campagne de levée de fonds doit être approuvée par le comité.
ARTICLE 7 – RESPONSABILITÉS DES ADMINISTRATEURS ET DES MEMBRES DU COMITÉ
7.1 – Président (Administrateur)
Le président sera responsable de:
a) présider aux assemblées du comité;
b) effectuer les tâches relatives à son poste;
c) superviser et conseiller tous les membres de leurs devoirs respectifs;
d) représenter le comité à chaque occasion spéciale;
e) assurer que la constitution et les règlements de l’association soient strictement observés.
7.2 – Directeur des finances (Administrateur)
Le directeur des finances sera responsable de:
a) superviser tout ce qui a trait aux finances;
b) gérer le budget;
c) enregistrer toutes les transactions financières de manière claire et concise;
d) se rapporter au comité à toutes les assemblées;
e) fournir, sur demande des administrateurs, tout dossier financier;
f) déposer, à l’Assemblée générale annuelle, un bilan financier incluant toutes les transactions
effectuées durant l’année fiscale;
g) coordonner l’inscription avec le préposé aux inscriptions;
h) superviser et vérifier toutes les activités de levées de fonds.
7.3 – Vice-président des opérations (Loisirs) (Administrateur)
Le vice-président des opérations (Loisirs) sera responsable de:
a) gérer toutes les activités relatives au programme récréatif;
b) sélectionner les coordonnateurs, gérants et entraîneurs;
c) coordonner la sélection des équipes et superviser avec les coordonnateurs l’équilibre des
équipes.
7.4 – Vice-président des opérations (Inter-cité) (Administrateur)
Le vice-président des opérations (Inter-cité) sera responsable de:
a) gérer toutes les activités relatives au programme inter-cité impliquant les équipes « A » et « AA »;
b) représenter l’association à toutes les réunions des autorités de la zone et de la région affiliées;
c) coordonner avec les coordonnateurs inter-cité:
– la sélection des entraîneurs et gérants;
– l’allocation des terrains pour les pratiques et parties de toutes les catégories;
– la supervision de cas disciplinaires relatifs à ses responsabilités.
– l’achèvement des documents relatifs aux contrats des joueurs avec le préposé aux
inscriptions.
d) organiser des cliniques d’entraîneurs et d’arbitres;
e) assurer que toutes les personnes concernées sont bien renseignées des règlements, des
amendes et activités de la ligue.
7.5 – Vice-Président de l’administration (Administrateur)
Le vice-président de l’administration sera responsable de:
a) administrer les affaires d’arbitrage avec l’arbitre-en-chef;
b) superviser l’allocation des terrains avec le préposé à l’horaire;
c) coordonner les tournois et les événements spéciaux.
7.6 – Directeur des biens (Administrateur)
Le directeur des biens sera responsable de:
a) conseiller les achats dans la préparation du budget;
b) voir à la distribution et à la collection de tous les équipements, uniformes et fournitures;
c) tenir à jour l’inventaire et la distribution des équipements;
d) voir à la réparation ou au remplacement de tout équipement durant l’année;
e) superviser les responsabilités déléguées au gérant d’équipement.
7.7 – Secrétaire (Administrateur)
Le secrétaire sera responsable de:
a) garder tous les documents et archives de l’Association;
b) expédier les avis de convocation et mettre à jour les registres des présences et les procèsverbaux
de toutes les assemblées;
c) s’occuper de toute correspondance officielle de l’association;
d) tenir à jour la liste des membres.
7.8 – Président-sortant immédiat (Membre du comité)
Le président-sortant immédiat devra fournir, sur demande, aide et conseil au président et au comité.
7.9 – Préposé aux inscriptions (Membre du comité)
Le préposé aux inscriptions sera responsable de:
a) agencer le programme d’inscription;
b) fixer une date et un endroit pour l’inscription;
c) voir à informer le public;
d) amasser et remettre les frais d’inscriptions;
e) tenir les livres en ce qui a trait à l’inscription.
f) fournir aux deux (2) vice-présidents des opérations, à la fin de la saison, une liste complète des
évaluations des joueurs;
g) compléter les formulaires relatifs aux contrats des joueurs.
7.10 – Arbitre-en-Chef (Membre du comité)
L’arbitre-en-chef sera responsable de:
a) coordonner les cliniques annuelles des arbitres;
b) voir à ce qu’il y ait un nombre adéquat d’arbitres afin de pourvoir aux nombre de parties de
baseball à l’horaire;
c) coordonner les tâches des arbitres disponibles aussi équitablement que possible;
d) tenir à jour un registre de l’efficacité et des présences des arbitres;
e) approuver les paiements aux arbitres;
f) conseiller les arbitres afin d’améliorer leur compétence;
g) fournir, à la fin de la saison, une évaluation de chacun des arbitres;
h) tenir à jour tous les règlements des ligues et associations affiliées et informer le comité de tout
changement.
7.11 – Préposé à l’horaire (Membre du comité)
Le préposé à l’horaire sera responsable de:
a) préparer les grilles horaires de la saison régulière et des éliminatoires de toutes les divisions;
b) remettre à l’horaire toutes les parties qui ont été remises à cause de la pluie, de tournois ou
d’événements spéciaux;
c) maintenir le classement des équipes.
7.12 – Coordonnateurs (Membres associés du comité)
Les coordonnateurs seront responsables de:
a) agit à titre de liaison entre les entraîneurs et le comité sur tout ce qui a trait aux opérations
journalières dans leur catégorie respective;
b) coordonner l’entraînement de pré-saison, les sessions extérieures d’essai et les évaluations de
fin de saison des joueurs;
d) assister les vice-présidents des opérations dans la sélection des entraîneurs et des équipes.
ARTICLE 8 – ÉVÉNEMENTS
8.1 – Tournois et parties d’exhibition
Tous les joueurs et toutes les équipes peuvent participer à des tournois et à des parties d’exhibition si des
arrangements financiers ont été préalablement approuvés par le comité.
8.2 – Soirée mérite annuelle
La soirée mérite annuelle de baseball aura lieu au plus tard à la fin du mois de septembre.
8.3 – Reconnaissance des coordonnateurs, gérants et entraîneurs
Les coordonnateurs, gérants et entraîneurs seront remerciés à chaque année d’une manière qui sera déterminée
par le comité.
ARTICLE 9 – ASSURANCE
Le Conseil d’administration prendra les moyens nécessaires pour assurer une protection adéquate aux
administrateurs et aux membres du comité contre toute réclamation de responsabilité civile pouvant provenir de
leurs faits et gestes à titre de membre élu de la Corporation.
ARTICLE 10 – AMENDEMENTS
Les présents règlements peuvent être amendés lors d’une assemblée régulière du comité, à laquelle la majorité
des administrateurs et membres du comité sont présents, par un vote majoritaire des membres administratifs et
des membres du comité présents si un avis de proposition d’amendement a été posté à chacun des
administrateurs et des membres du comité au moins dix (10) jours avant ladite assemblée. L’adoption de
nouveaux statuts et la modification de ceux en cours ne peuvent prendre place si ces derniers viennent à
l’encontre de la constitution.